マイナンバー対策「3、回収時に使用する書式集」(無料)

=====================

マイナンバー対策 「3、回収時に使用する書式集」

=====================

 

 

従業員の方への事前周知が完了しましたら、いよいよもっとも気を使う「マイナンバーの回収事務」に入ってまいります。

 

ここで重要となるのは、「本人確認」と呼ばれる作業です。

 

 

この「本人確認事務」には、従業員の規模によって次の二つのパターンがあります。

 

 

① 従業員が少なく、担当者が従業員の顔と名前を熟知している場合 → 直接面接をすれば、本人確認は省略できます。

 

② 従業員が多く、担当者が従業員の顔と名前が一致していない場合 → 写真付き証明書(免許証など)のコピーが必要になります。

 

 

②の場合、本人確認書類の作成と、そのための業務フローを策定する必要があります。個別対応となってしまいますので、ここでの解説は割愛させていただきます。

(※詳しくお知りになりたい方は、お気軽にお問い合わせください)

 

 

①の場合は、担当者が直接従業員からマイナンバーを回収するので、免許証などでの本人確認は省略できます。

ただし、きちんと「その従業員が、自社の従業員であること」と、提供してもらったマイナンバーが「間違いないこと」を確かめなければなりません。

そのための書式が、次のものになります。

 

<回収時に必要となる書式>

(法人用)法人の従業員である旨の証明書

(個人用)当事業主の従業員である旨の証明書

(法人用・個人用)自身及び扶養家族の個人番号に相違ない旨の申立書

 

 

なお、「従業員である旨の証明書」ですが、入社時に書面で雇用契約を結んでいる場合、その契約書が「従業員証明」として使えますので不要となります。

逆に書面による雇用契約書がない場合は、きちんと書面にて「この者はうちの従業員です」と証明した上で、マイナンバーを回収するようにして下さい。

 

 

ちなみに、万が一、「イナンバーを提供しない従業員がいた場合」、どうすればよいでしょうか?

 

マイナンバーを回収することは、法人あるいは事業主の義務です。回収のために努力しなければなりません。

しかし、会社の努力ではどうしようもない部分もあります。特に従業員個人の原因によるものの場合です。

 

そんな時は、次の二つの書式を従業員に書いてもらって下さい。

 

<マイナンバーの提供不能もしくは提供拒否の場合の書式>

(法人用)特定個人情報の提供不能に関する念書

(法人用)特定個人情報の提供拒否に関する念書

(個人用)特定個人情報の提供不能に関する念書

(個人用)特定個人情報の提供拒否に関する念書

 

 

 

 

「提供不能」は、マイナンバー通知カードを失くしてしまった場合や捨ててしまった場合です。

ただし、マイナンバーは住民票にも記載されますし、役所に問い合わせれば調べることが出来ます。

 

それでも、どうしてもマイナンバーを提供しない従業員には、「提供不能」の書面にサインしてもらって下さい。

 

また、何らかの事情により「提供を拒否」した場合は、「提供拒否」の書面にサインしてもらって下さい。

 

 

 

冒頭でも述べましたが、「回収」がもっともデリケートな部分となります。

必ず「コンプライアンス」で定めた事項を順守し、適切適法に回収して下さい。

 

 

以下は、9月に当事務所で行われたマイナンバー実務セミナーのスライドになります。

ご参考にして下さい。

 

<マイナンバー実務セミナー スライド>

マイナンバー実務セミナー①

マイナンバー実務セミナー②

マイナンバー実務セミナー③

 

また、当事務所ではコンプライアンスの策定から各種書式の作成まで、マイナンバー対応のために必要なすべてが含まれたパッケージ商品「マイナセット」を提供させていただいております。

 

マイナンバー対策パッケージ マイナセット-1マイナンバー対策パッケージ マイナセット-2

マイナンバー対策パッケージ マイナセット-3マイナンバー対策パッケージ マイナセット-4

マイナンバー対策パッケージ マイナセット-5

 

 

是非、お気軽にお問い合わせください。

(担当: 会計課 近藤、支援課 八木)

 

注1)無料書式は、あくまで自社内で使っていただくためのものです。商業利用はご遠慮ください。

注2)会計事務所様向け「顧問先配布(販売)用 書式テンプレート集」もご用意してあります。顧問先様に説明するためのスライドなどもございます。

是非、お気軽にお問い合わせください。

 

アドレス